Väärää tietoa vastaan

1. Väittämä: Koska Pohjois-Karjalan hankintatoimi toimii aina tarjouskilpailun toteuttajana ja tilaajana, on se oikea kohde kritiikille hankintojen suhteen. 
 
Pohjois-Karjalan hankintatoimi järjestää kilpailun, mutta kilpailutuksen kohteena olevasta tavarasta tai palvelusta ja sen toteuttajasta päättää nimenomaan tilaaja. Hankintatoimea voisi verrata vaikkapa urheilukilpailun järjestäjään. Järjestäjä mahdollistaa kilpailun, mutta tuomaristo päättää voittajan. Jos tilaaja, esimerkiksi kunta, tarvitsee jotain, hoitaa hankintatoimi kilpailutuksen lainsäädännöllisesti oikein. Kunta ostaa, käyttää ja valvoo hankintasopimuksen toteutumista. 

Hankintatoimi järjestää kilpailutuksen, mutta ei osta itselleen.

2. Väittämä: Hankintojen tarjouspyynnöt jaetaan aina suoraan kaikille yrityksille. 
 
Tarjouskilpailut ovat avoimet kisat. Näiden aikataulusta tiedotetaan, mutta ei kenellekään tai millekään ryhmälle suoraan tai erityisesti. Kilpailutusten tarkempi seuranta on nimenomaan yrityksen vastuulla. Tarjoajia ei erikseen haeta osallistumaan hankintakilpailuihin, kuten ei urheilujoukkueitakaan maanitella pelikentälle. Paras tapa saada ajantasaista tietoa kilpailutuksista on asentaa maksuttomat hakuvahdit sähköisiin hankintakanaviin, kuten Hilmaan ja Pinkkaan. Tässä Business Joensuu valmentaa alueen yrityksiä mielellään! Ilmainen hankintaneuvonta 

Yritysten tulee seurata kilpailutuksia aktiivisesti.

3. Väittämä: Pienet yritykset pelataan kilpailutuksista ulos liikevaihto- tai referenssivaatimuksilla. 
 Oli laji mikä tahansa, se vaatii kilpailijoilta tiettyjä ominaisuuksia: varustusta, kokoa, ikää tai muita ominaisuuksia. Sama pätee kilpailutuksiin – julkisten hankintojen tilaajat etsivät tahoa, jotka kykenevät varmasti suoriutumaan urakasta. Siksi he saattavat tehdä vaatimuksia yrityksen resurssien suhteen. 
 
Valmentajamme vinkki on, että suurempiin urakoihin on usein myös mahdollista osallistua joukkueena, jolloin hankinnassa lasketaan koko osallistuvan tarjoajajoukon yhteenlaskettu koko. 

Yrityksiin voi kohdistua vaatimuksia. 

4. Väittämä: Aiempien vuosien hankintapäätökset ovat ”salaisia” tai “luottamuksellisia”, eikä niitä saa käsiinsä kuin vain kysymällä oikealta ihmiseltä oikealla tavalla.

Hankintapäätökset, mukaan lukien tarjousten vertailutaulukot, ovat kaikille julkista tietoa. Tiedot päätöksistä, vertailutaulukoista ja mahdollisesti myös tarjotuista hinnoista saa kysymällä hankintayksiköltä. Pohjois-Karjalan hankintatoimessa kaikki tiedot menevät osoitteeseen  www.hankintakalenteri.fi/jns.  Ainoa poikkeus julkisuusperiaatteeseen on, että jos hankkiva yksikkö on osakeyhtiömuotoinen, silloin tiedon julkisuudelle voi olla rajoituksia.  Vaikka menneiden kausien kilpailut eivät suoraan kerro, miten tulokset seuraavassa kisassa näyttäytyvät, antavat ne kuitenkin vinkkejä parempaan valmistautumiseen Tutustu hankintakalenteriin https://www.hankintakalenteri.fi/jns

Hankintapäätökset vertailuineen ovat julkista tietoa.

5. Väittämä: Pienhankinnoissa ”syrjitään”, kun tarjousta ei kysytä. 
 
Pienhankinnoissa ei sovelleta hankintalakia, vaan hankinta tapahtuu kunkin hankinnan tilaajan oman hankintaohjeistuksen mukaan. Hankinnan tilaajan omassa hankintaohjeessa voi lukea esimerkiksi, että tietyn suuruisissa hankinnoissa tarjous pyydetään kolmelta yritykseltä sähköpostitse. 
 
Tarjousten kysymisen tapa, laajuus ja tarjouspyynnön julkisuus siis riippuvat hankinnan tilaajasta ja sen hankintaohjeesta. Pienhankinnat ovat ikään kuin kutsukilpailuja, joissa tavoitteena on tehdä kilpailu sekä järjestäjän että kilpailijoiden puolesta järkevässä laajuudessa ja mielekkäällä osanottajaporukalla. 

Pienhankinnoissa on erilaiset säännöt.

6. Väittämä: Isojen hankintojen kilpailutukset jaetaan vain harvoille ja valituille, lopuilta ne piilotetaan. 
 
Isommat, eli kansalliset ja EU-tasoiset hankinnat, julkaistaan aina Hilmassa. Ajankohtaisen tiedon saaminen vaatii aktiivista Hilman ilmoitusten tutkimista tai maksuttomien hakuvahtien asettamista. 
 
Urheilukilpailuissa ja hankinnoissa järjestäjät ovat ylpeitä edellisistä kisatuloksistaan. Ne ovat julkista tietoa, ja hankinnoissakin halutaan jatkuvasti parantaa niiden saatavuutta. 
Tutustu käynnissä oleviin kilpailutuksiin Hilmassa https://www.hankintailmoitukset.fi/ 

Isommat hankinnat ovat aina julkisia.

7. Väittämä: Jos vertailuperusteena on halvin hinta, ei laatutekijöitä huomioida. 

Hinta on hankinnoissa tärkeä kilpailutettava tekijä, mutta ei välttämättä ainoa. Hankinnoissa, joissa vertailuperusteena käytetään eri perusteita painotuksilla, halvin hinta voi olla joskus valintaperuste. Silti laadun varmistaminen on tilaajankin etu erilaisissa hankinnoissa. 
 
Useissa hankinnoissa yrityksen tulee täyttää erilaisia laatukriteereitä ja osoittaa ne esimerkiksi sertifikaateilla, referensseillä tai muulla määritetyllä tavalla. 

Hankinnan laatutaso turvataan siis yrityksille kokonaisuutena esitetyissä laatuvaatimuksissa, aivan kuten urheilussa turvataan kisan mielekkyys välinevaatimuksilla. 

Hinta on hankinnoissa tärkeä, mutta ei välttämättä ainoa tekijä.

8. Väittämä: Tarjouspyyntöihin ei voi mitenkään vaikuttaa. 

Tarjouspyynnön laatimista varten järjestetään markkinavuoropuheluja ja tietopyyntöjä, joiden avulla hankinnan tilaaja pyytää alan yrityksiltä näkemyksiä hankinnan järkevään toteuttamiseen – hieman kuin urheiluturnauksen säännöistä voidaan keskustella ennen turnauksen järjestämistä  Kilpailun järjestäjänkin intressinä on aina saada kilpailijat oikeaan järjestykseen. Yritys voi ja saa tehdä asianomaisille tahoille – esimerkiksi hankinnan tilaajalle – aloitteita ja ehdotuksia erilaisista toimintamalleista tulevissa kilpailutuksissa.  Tämä vaatii yrityksiltä oma-aloitteisuutta, mutta näin on mahdollista vaikuttaa hankinnan kriteereihin. Tutustu Pohjois-Karjalan hankintatoimeen. https://www.joensuu.fi/pohjois-karjalan-hankintatoimi 

Tarjouspyyntöihin voi vaikuttaa.  

9. Väittämä: Paikallisuutta ei ole mahdollista tukea hankinnoissa. 
 
Paikallisuutta voidaan tukea, mutta se voi tapahtua vain tietynlaisilla tarjouspyyntöön kirjatuilla sopimusehdoilla. 
 
Esimerkiksi lisäpisteitä voidaan antaa siitä, mitä lyhyempi toimitusaika jollain tuotteella tai palvelulla on. Myös matkakulut voidaan vaatia sisällyttämään tarjoukseen. Tällöin kauempaa tarjoavat ovat luonnostaan hieman kalliimpia kuin lähellä olevat. On siis keinoja tarjota kotikenttäetua, mutta niiden täytyy olla perusteltuja ja tasa-arvoisia. 
 
Paikallisuutta korostetaan, kun se on järkevää. 

Paikallisuudella voi olla omat etunsa.

10. Väittämä: Hankintojen ”päivittämisellä” kiusataan yrittäjiä ja hankaloitetaan elämää.  

Julkisiin kilpailutuksiin saattaa ajan myötä tulla uusia elementtejä, vaikka itse hankinta pysyy samana. Käytännön esimerkkejä voisivat olla yritysvastuullisuuden sekä ympäristötekijöiden huomioiminen nykypäivän kilpailutuksissa, jonka myötä taksiautojen tulee täyttää uusia päästöluokkavaatimuksia.  Paremmuutta siis ratkotaan sellaisilla asioilla, joita myös yleisö pitää arvossa. Usein vaatimukset ovat peräisin poliittisesta ohjauksesta, ja ne pyrkivät motivoimaan maailman muuttamisen haluttuun suuntaan. Samalla ne selvittävät, miten yritys kykenee sopeutumaan maailman muutoksiin ja säilyttämään kilpailukykynsä. Hankintojen tilaajat haluavat olla mukana maailman muutoksessa.  

Maailman muutos näkyy tarjouspyynnöissä.